Zusatzmodule

Ursprünglich wurde fileCon im Jahre 2005 als reine Dokumenten Archivierung geplant und umgesetzt. Im Laufe der Jahre haben aber viele Nutzer von fileCon Ihre Wünsche und Ideen geäußert und so entstanden nach und nach immer mehr Module, die die Funktionalität von fileCon erweitern.

Mittlerweile bieten wir unseren Nutzern auch die Erstellung von individuellen Modulen an, die z.B. branchenspezifisch nur zu gewissen Arbeitsumfeldern passen. Unter zu Hilfenahme der fileCon API können Sie aber auch selbst Zusatzprogramme erstellen, die auf die Daten von fileCon zugreifen können. Weitere Informationen über die API finden Sie unter „Entwickler“.

Wenn Sie Vorschläge haben sollten, um welche Module fileCon erweitert werden könnte, schildern Sie uns gerne Ihre Ideen. Sollte es sich um ein Modul handeln, das vielen Nutzern helfen könnte, erstellen wir es auch kostenlos. Schicken Sie uns eine E-Mail und wir erklären Ihnen, welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen, um mit der Umsetzung zu beginnen.

Adressen


Direkte Ablage von Dokumenten direkt bei Personen oder Firmen. Bei der Kontaktaufnahme stehen somit alle erforderlichen Unterlagen sofort zur Verfügung.

Neben der anlegbaren Registerstruktur können auch Kontaktnotizen erstellt werden. Aktivitäten wie E-Mail, Aufgaben, Termine und Telefonanrufe könnten automatisch erfasst werden und lassen sich dann direkt aus der Adresse auch öffnen.

- Briefe über MS Word und Serien-Mails
- Synchronisation mit MS Outlook und Google
- Anrufüberwachung mit Aktionsauswahl 
- Im- und Export als CSV

Aufgaben


Die Aufgabenverwaltung ist nicht nur eine zentrale Stelle, um sich an Erledigungen erinnern zu lassen sondern, durch die integrierte Zeitmessung, eine gute Möglichkeit, um den zeitlichen Aufwand zu erfassen und später für andere Projekte als Maßstab zu verwenden.

Aufgaben können Adressen zugeordnet werden und bei der Zeitmessung können weitere Details, wie ausgeführt durch oder Stundensätze für Fremdarbeit, erfasst werden.  

- Serienaufgaben
- Synchronisation mit MS Outlook 
- Zeitmessung mit Datenübergabe an MS Excel
- Nachrichten für Kollegen mit Erinnerung

Dokumente


Die Dokumenten Verwaltung ist das Kernstück von fileCon, in ihr erfolgt die eigentliche Archivierung von Dokumenten.

Zu diesem Modul gehört auch die Passwort- und Lizenzverwaltung sowie die InfoBase (Erfassung von Text als HTML) und die InfoTabellen (einfache Erfassung von Daten im Tabellenformat).

- Erfassung von Dateien oder Ordnerstrukturen 
- Dokumente auf FTP Server hoch und runter
- Eigenständiges Scan Modul
- Erzeugung von mehrseitigen Dokumenten
- Erstellung von Sprachaufzeichnungen

E-Mail


Diese Modul ist für den Empfang von E-Mails, entweder über POP3 oder IMAP und das Senden von E-Mails über SMTP, direkt aus fileCon heraus.

Eingegangene E-Mails oder deren Anhänge können direkt archiviert werden. Auf Wunsch werden E-Mails auch automatisch beim Absender abgelegt, sofern die Adresse angelegt ist. 





Inventar


Auch die Inventarverwaltung ist auf Wunsch eines Nutzers entstanden, die Firma wollte gerne die Ausstattung der einzelnen Filialen erfassen.
Durch die Erfassung aller relevanten Daten, wie z.B. die Seriennummer und die Garantiezeit hat man alle wichtigen Daten schnell im Blick. Zu jedem Eintrag können Bilder und Kaufbelege direkt abgelegt werden.

- Kosten- und Wertübersicht (z.B. für Sammler)
- gefilterte Inventurlisten
- Anbindung an ebay
- Im- und Export als CSV

Nachhilfe


Auch dieses Modul ist auf Wunsch eines Nutzers entstanden. Die Firma bietet Nachhilfestunden für Schüler und wollte gerne alle Verträge verwalten, monatlich Rechnungen erstellen und den Lehrern die Möglichkeit bieten ihre Stunden zu erfassen und die Honorare abzurechnen.

- Verwaltung von Schüler- und Lehrerverträgen 
- Aufgabenzuweisung
- Erfassung und Verwaltung der Stunden
- Rechnungen und Honorarabrechnungen
- Zahlreiche Listen und Berichte

Projektkosten


Die Prok´jektkostenverwaltung war eine Idee eines Mitarbeiters, der die Modernisierungskosten seines Hauses gerne festhalten und in jeder Ausgabe den zugehörigen Beleg hinterlegen wollte.

Die Auswertungen am Bildschirm bieten neben einem anschaulichen Diagramm auch die folgenden Gruppierungsmöglichkeiten: 
- nach Zweck 
- nach Details
- nach dem Ziel




Termine


Die Erfassung von Terminen sowie die dazugehörige Zuordnung zu vorhandenen Adressen, ist ein weiterer Bestandteil der CRM Möglichkeiten von fileCon.

Auf Wunsch können alle angelegten Termine auch in MS Outlook erfasst werden sobald die Speicherung erfolgte. Sofern mehrere Personen fileCon nutzen, können diese Terminkalender jederzeit angezeigt werden.

- Synchronisation mit MS Outlook
- Serientermine für verschiedene Intervalle 
- Erinnerungen für Termine und Geburtstage
- Frei wählbare Tagesübersichten


Verträge


Auch die Vertragsverwaltung wurde auf Wunsch eines fileCon Nutzers erstellt und ist seit der Version 3 als Zusatzmodul erhältlich.

Die Erfassung von Verträgen und wiederkehrenden Zahlungen liefert nicht nur eine genaue Übersicht über die fälligen Zahlungen, bzw. Kosten sondern erinnert auch an bald ablaufende. Ob Versicherungen, Kredite oder andere wiederkehende Kosten - mit diesem Modul behalten Sie den Überblick!

- Automatische Erfassung der Zahlungen
- Verbrauchserfassung (Zählerstände, Kosten
  und Veränderungen)
- Erfassung von Schäden, bzw. Versicherungsfällen