Funktionen

fileCon bietet zahlreiche Funktionen, die die Ablage von Dokumenten und das Arbeiten damit erheblich vereinfachen. Die nachstehend aufgeführten Produktinformationen beziehen sich ausschließlich auf die Dokumentenverwaltung, die das Kernstück von fileCon bildet.

Archive, Ordner und Register

Für jedes angelegte Archiv wird eine individuelle Datenbank erstellt. Die Anzahl der Archive ist nicht beschränkt. Die Verbindung zu vorhandenen Archiven ist jederzeit möglich. Diese Funktion eignet sich besonders gut, um Archive oder Teile davon mit Benutzern auszutauschen oder Archive zu verschicken. Erstellen Sie Register wie in einem Ablageordner, auf jeder Ebene können Sie Dokumente ablegen.

- Netzwerkfähig, lokale Installation erforderlich
- Unterstützung von MDB oder MS SQL
- zahlreiche Auto-Register
- Selbstdefinierbare Zahlenreihenfolgen inkl. Text

Dateiformate und Voraussetzungen

Grundsätzlich können alle Windows basierenden Dateien in fileCon erfasst werden. Der Vorteil liegt aber in der direkten Betrachtung der Dokumente.

- Grafik: bmp, gif, png, png, tif
- Text: rtf, txt, log, sql, asp, aspx, php, vbs
- Internet: mht, htm, html
- E-Mail: eml, msg
- Flash: swf, flv
- Programme: exe, msi, zip
- Multimedia: alle deren Codecs installiert sind
- Office: alle (MS Office ab 2003 erforderlich, ab
MS Office 2013 werden die Dokumente extern angezeigt)
- PDF (ein Reader muss installiert sein)

Einfaches Hinzufügen von Dateien

Die Ablage von Dokumenten kann über einen zentralen Eingang erfolgen oder Sie bestimmen den Ablageort durch Auswahl eines Ordners/Registers. Sie können einzelne Dokumente, eine komplette Ordnerstruktur oder Dateien vom Scanner in fileCon erfassen. Alle Dateien können auch wieder extern wiederhergestellt werden. Die Ordnerstruktur wird dabei mit übernommen.

- Up- und Download von / auf FTP Server
- Automatische Ordnerüberwachung
- Einlesen einzelner Dateien oder Ordnerstrukturen
- Eigenständiges Scan-Modul (WIA und TWAIN)
- MS Outlook (ab 2007) AddIn
- Drag'n'Drop aus Windows Explorer

Volltexterfassung und die Suche

Die Volltexterfassung steht für Grafikdateien (tif, png, bmp), alle Arten von HTML Dateien, E-Mails (eml, msg), Text, MS Word, MS Excel (*MS Office installiert) und PDF Dateien zur Verfügung. Die Volltextsuche macht es möglich, im gesamten Text zu suchen und nicht nur in den eigenen Beschreibungen.

Was, wann, wer

Alle Vorgänge, die ein Dokument betreffen, werden überwacht und protokolliert. Jeder Aufruf, Änderungen an Namen oder Beschreibungen, Export, Versand, Ausdruck, etc. Egal was gemacht wurde, wann und natürlich von wem - dieser Verlauf ist jederzeit über die Dokumentinformationen einsehbar.

Weitere Funktionen

- Datensicherungsmodul
- Dokumentverschlüsselung
- Pflege von Beziehungen innerhalb der Dokumente
- Zuordnung von Dokumenten durch Verschlagwortung
- Wiedervorlage von Dokumenten
- Passwortschutz Ordner, Register oder Dokument
- Verwaltung verschiedener Versionen einer Datei

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